Implementación de facturación electrónica por el SAT

1. Contabilidad electrónica y automática

Para poder realizar una Factura Electrónica, es indispensable llevar la contabilidad a través de medios electrónicos (software administrativo y contable), no en libros.


2. Administración de llaves y certificados

Todo software o sistema administrativo y contable para servicio prestado por un tercero o proveedor de servicios para la generación o recepción de Factura Electrónica, debe contar con la capacidad de administrar:

  1. Clave o llave privada con la que sellará digitalmente (firmar) las facturas. La llave privada es un archivo electrónico de 1024 bits con extensión (*.key), que es un formato definido en el estándar PKCS#8 y está cifrada en sí misma bajo las especificaciones del estándar PKCS#1.
  2. La llave privada (*.key) se obtiene a través de una aplicación desarrollada y publicada en el portal de Internet del SAT llamada SOLCEDI.

    Al adquirir una solución se deberá corroborar que ésta brinde la seguridad necesaria para que la llave privada no esté disponible para cualquier persona, y en caso de contratar a un proveedor de servicios de generación y envío, debe de asegurarse que en su contrato se especifique el alcance y responsabilidad de su uso.

  3. Certificado de sello digital. Identifica al propietario de una Clave o Llave Privada y habilita al solicitante para sellar digitalmente facturas electrónicas, este certificado de sello digital es un elemento de seguridad que puede ser utilizado para verificar que la factura electrónica no fue alterada.
  4. El certificado de sello digital es un archivo electrónico con extensión (*.cer) en formato X509 V3 el cuál se solicita a través de Internet en página del SAT, utilizando el Certificado Fiel o Firma Electrónica Avanzada.

    Las aplicaciones para la generación y emisión de Factura Electrónica deben administrar el o los certificado(s) de sello digital y tener la capacidad para asegurar la vigencia y validez (Cancelado o Revocado) la cual puede verificar a través de la página de Internet del SAT.

Para asegurar que la solución de Factura Electrónica cumple con los parámetros para el uso y administración de los Certificados Digitales, se recomienda que, si ya cuenta con su Certificado de sello digital (*.cer) y con su respectiva clave o llave privada (*.key), solicite al proveedor que lo integre dentro de la solución.

3. Generación del sello digital de la factura electrónica

El Sello Digital es una serie de 172 caracteres que identifican a la factura electrónica como única, estos caracteres asocian al emisor de la factura electrónica con el contenido de la misma. El sello digital es un elemento de seguridad que permite verificar si los datos de una factura electrónica fueron alterados y si realmente lo admitió quien así los asegura.

Para generar el Sello Digital se utiliza la criptografía de llave pública aplicada a una cadena original. Básicamente es necesario realizar lo siguiente:

  1. Cadena Original. Se forma a partir de los datos mínimos requeridos para generar un comprobante fiscal digital o factura electrónica válida, de acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF), en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007.

  2. Digestión. Es un algoritmo que nos permite cifrar por medio de un resumen, la cadena original, utilizando el agoritmo Estándar MD5 definido por el SAT para garantizar que los datos del comprobante fiscal digital o factura electrónica no han sido modificados.

  3. Generación del Sello Digital. Bajo los algoritmos criptográficos conocidos como PKI o Infraestructura de Llave Pública que determinó el SAT, este proceso criptográfico asegura que la factura electrónica no fue modificada posteriormente a su generación y puede ser verificable en los sistemas del SAT. El proceso criptográfico se realiza sobre la digestión MD5 de la cadena original, Clave o Llave Privada y su contraseña. Este Algoritmo es de RSA y definido en su Estándar PKCS#1. El resultado de este cifrado se representa en base 64 y se obtiene como resultado final el Sello Digital.

El SAT tiene a disposición de todos los usuarios de Comprobantes Fiscales Digitales o Factura Electrónica, un servicio en Internet que permite validar si el Certificado de Sello Digital, Folios y Series en su caso, fueron otorgados al emisor.


4. Formato XML

Todo desarrollo para la generación e interpretación así como la conservación de un comprobante fiscal digital, como lo es la Factura Electrónica, debe generarse en el formato XML contenido en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007.

El formato electrónico XSD está definido para contener los datos fiscales y la información adicional (ej: información comercial, Código de Barras, promociones, número de orden de compra que se factura, etc.), que puede ser insertada dentro del CFD o factura electrónica en una etiqueta denominada “adenda”.

GS1 recomienda hacerlo de forma estandarizada (pregunte por las Guías de Implementación).

Las empresas que pertenezcan a sectores o actividades específicas, así como las que cuenten con una resolución particular o facilidad que les requiera integrar información adicional a los comprobantes fiscales digital o factura electrónica que emitan, deberán observar la necesidad de incluirlos en la etiqueta llamada “complemento” o “complemento Concepto” correspondiente al XML publicado por el SAT.

Si deseas comprobar este formato XML, solicítalo al proveedor de la solución y GS1 le apoyará en verificar si la estructura está conforme a lo estipulado por el SAT.


5. Comunicación con el SAT

El SAT ha definido un esquema de interacción automática para verificar XML de soluciones para Factura Electrónica para validar Folios, Series, vigencia de Certificados de Sello Digital y número de autorización.

El SAT pondrá a disposición de los usuarios los componentes necesarios para realizar las comprobaciones automáticas de validación vía Internet para los grandes emisores de comprobantes fiscales digitales o facturación electrónica. Es necesario realizar las actividades de validación y emisión e informes mensuales de forma manual, conectándose directamente a la página de Internet del SAT.

Si adquieres una solución para Factura Electrónica, asegúrate que en el contrato se estipule que en el momento que se defina, tendrá habilitada la función para comunicación automática con el SAT.


6. Impresión de la factura electrónica

En la regla 2.22.8 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007, se estipula que la impresión del Comprobante Fiscal Digital o Factura Electrónica, además de los requisitos especificados en el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, deberá contener la cadena original, el número de serie del certificado de Sello Digital, el Sello Digital y la leyenda: “Este documento es una impresión de un documento fiscal digital” entre otros datos que se recomienda revisar.

La solución de comprobantes fiscales digitales o factura electrónica que mejor funcione para tu esquema de operación, debe tener la capacidad de imprimir en papel el Comprobante Fiscal Digital o Factura Electrónica incluyendo los datos requeridos en el párrafo anterior.


7. Resguardo

El resguardo de la información es vital; sin embargo, hay que asegurarse que se realice bajo las disposiciones fiscales definidas por el SAT y la Secretaría de Economía. Esto quiere decir que todo documento electrónico como la Factura Electrónica generada y/o recibida deberá conservarse por el periodo de tiempo definido por la autoridad dependiendo del documento electrónico.

En las aplicaciones o software para Comprobantes Fiscales Digitales o Factura Electrónica se recomienda asegurarse que cumpla con el esquema de almacenamiento y conservación de acuerdo a la NOM-151 Cliente.

En el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación se dispone que tanto el emisor como el receptor, deberán almacenar el archivo XML en su domicilio fiscal por un periodo de 5 años para efectos fiscales como parte de su contabilidad y para efectos mercantiles deberá resguardarse por 10 años de acuerdo a la NOM-151. El receptor puede optar por guardar la factura en archivo electrónico o en papel como representación impresa del CFD (XML) y no en formato de imagen o representación gráfica.

Es importante aclarar que el resguardo debe hacerse en el domicilio fiscal del contribuyente registrado ante el SAT. En caso contrario, deberá notificarse a la autoridad.


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